Concrètement, qu'est-ce que c'est ?
Cette étape est cruciale pour que l’entreprise et le client puissent le valider en ayant en main toutes les données et les contraintes. De plus, ce processus apporte une plus-value au projet, car il met en exergue les ressources et le temps à mobiliser pour que sa gestion soit optimale et en accord avec la stratégie de l’entreprise.
Dans cette perspective, le responsable de cadrage désigne les collaborateurs qui vont contribuer à réaliser une note dans laquelle apparaissent les différentes étapes du projet en plus des besoins, des objectifs, du contexte, des enjeux et du retour sur investissement escompté. Cette synthèse comprend également les moyens afférents à mettre en œuvre et une projection des risques.
S’ensuit l’élaboration d’un macro-planning afin d’ajuster des échéances. C’est pourquoi cet avant-projet est indispensable pour fixer des objectifs cohérents et donner toutes les chances de réussite à l’ouvrage. Les dimensions temporelles et budgétaires sont notamment mises à l’honneur avec une étude de faisabilité.
Un cahier des charges sera également nécessaire.
Enfin, au cours d’une réunion de lancement, nous nous retrouvons pour insuffler la dynamique capitale à la gestion du projet.
Nos autres outils pour cadrer un projet
Pour mettre en place cette phase de cadrage, nos consultants utilisent également des ressources complémentaires pour définir les grandes étapes, l’exécution et la maîtrise du projet. Parmi ces techniques nous employons le PMP ou Plan de Management de projet qui est un document de référence. C’est un outil qui définit les activités de tous les intervenants qui le valident.
Ensuite, nous rédigeons au fil du projet un Backlog qui offre l’avantage d’être évolutif et affiné. Ce document est une liste de toutes les fonctionnalités souhaitées et attendues permettant de définir des livrables par itération.
Enfin, le PAQ, Plan d’Assurance Qualité est un fichier rédigé lorsqu’un ouvrage est conséquent. Il comporte l’ensemble des critères inhérents au projet et à son organisation.
Nos atouts & nos process
Nous mobilisons nos compétences pour conduire efficacement cette phase de cadrage. Pour ce faire, nous mettons en place les étapes suivantes :
- Phase d’étude et d’analyse ;
- Contexte et périmètre du champ de projet ;
- Choix des indicateurs de performances ;
- Gains escomptés et impacts pressentis ;
- Planning prévisionnel ;
- Identification des risques et des actions préventives à établir ;
- Attribution des rôles de chaque partie prenante ;
- Rédaction de la note de cadrage.
Le cadrage projet favorise la communication en interne. C’est pourquoi nous mettons tout en œuvre pour donner de la visibilité et instaurer une belle dynamique au sein de l’équipe projet. Son adhésion est primordiale à la réussite de l’ouvrage.
Pour cela, nous vous accompagnons afin de comprendre vos besoins et les formaliser.
Préparer un plan d’action stratégique
Pour définir le projet et les objectifs à atteindre, il convient de mettre les bonnes personnes aux endroits stratégiques et aux moments les plus opportuns. Nos experts fixent des buts cohérents et déterminent des délais et des budgets alignés aux contraintes de votre entreprise. Dans le cadre d’un management de projet efficace, cette étape est incontournable. Pour ce faire, nous utilisons la méthode QQOQCP qui répond aux grandes questions d’un cadrage projet.
- Qui ? Le commanditaire, le chef de projet, l’équipe, les parties prenantes, sous-traitants inclus et les utilisateurs finaux sont réunis autour du projet.
- Quoi ? L’objet du projet, son scope et ses spécificités fonctionnelles sont définies.
- Où ? L’emplacement du projet : page web, front, back, etc., et, les lieux des différentes réunions sont planifiées.
- Quand ? Nous définissons le début et la fin du projet ainsi que les délais impartis pour chaque étape.
- Comment ? Nous vous détaillons les méthodes à employer, les ressources humaines, techniques et budgétaires à mettre en place. Les opportunités à saisir sont également évoquées ainsi que les contraintes et les risques potentiels à éviter.
- Pourquoi ? Pour mieux cerner votre cible et votre histoire, nous allons dessiner les contours de votre projet avec le contexte, les objectifs à atteindre, les besoins exprimés et les bénéfices attendus.
Les phases de cadrage pour affiner le projet
Avec la note de cadrage, nous affinons le projet à l’aide d’un découpage par éléments que nous vous livrons sous forme de documentation ou d’installation, c’est le Product Breakdown Structure, ou PBD. Avec l’aide d’un Organigramme Technique du Produit, ou OTP, nous vous montrerons tous les résultats.
Ensuite, dans le cadre du projet nous réalisons une décomposition arborescente des tâches à effectuer. C’est le WBS, le Work Breakdown Structure avec lequel nous établissons une planification indicative ainsi que le budget prévisionnel. C’est un outil intéressant pour confier les missions à chaque intervenant. Ce découpage en activité complète bien le PBS.
Enfin, l’OBS, ou Organization Breakdown Structure permet de réaliser une vision du projet en fonction de l’organisation. C’est un outil cartographique complémentaire au PBS et au WBS.
